Aunque la queremos mucho y nos acompañó durante muchos años en la gestión de servicios TI como una solución económica y familiar, la realidad es que depender en los tiempos modernos de una herramienta básica como Excel es una alternativa obsoleta y limitada si la comparamos con plataformas como un software ITSM, cuyo nivel de especialización y optimización entrega mayores capacidades a estas áreas.

Usar Excel Ya No Es Suficiente a Comparacion De Un Software Itsm

La diferencia entre usar Excel e implementar un sistema ITSM profesional va más allá de la interfaz o la presentación de datos, e impacta directamente la estrategia empresarial de tu negocio. Continúa leyendo y profundiza en las razones por las cuales te decimos esto.

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¿Cuáles son las ventajas de un software ITSM?

Estas son algunas de las diferencias más relevantes que tiene el uso de una hoja de cálculo de Excel respecto a las funciones que te ofrece un software ITSM:

• No más tareas manuales repetitivas

Una de las limitaciones más evidentes de Excel es la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas y el tiempo que eso requiere. Cada ticket debe crearse de esta forma, las actualizaciones requieren de la intervención de un ser humano y ni hablemos del momento en que toca elaborar reportes. ¡No hay nada más aburrido que consolidar información dispersa en múltiples archivos!

Un software ITSM elimina estas labores mediante la automatización integral de procesos como la creación de tickets a partir de correos electrónicos, llamadas telefónicas o formularios web, con el agregado de que clasifica automáticamente las solicitudes según reglas predefinidas y asignándolas al técnico o el equipo apropiado.

Esto te ayuda a reducir los tiempos de respuesta y la posibilidad de que las solicitudes se pierdan o se queden sin atender.

• Escalamiento automático y gestión de prioridades

Si usas Excel, te será imposible evaluar de forma automática qué tan crítico es un un problema, ni tampoco podrás escalarlo según criterios predefinidos.

Un software ITSM te ayuda a implementar reglas de escalamiento inteligentes que tienen en cuenta múltiples factores como el impacto en el negocio, la urgencia de la solicitud, el tiempo transcurrido sin resolución y la disponibilidad de recursos especializados.

Esta capacidad te garantiza la atención inmediata de los problemas críticos, mientras que las solicitudes ordinarias o rutinarias se procesan según otras prioridades. Con la implementación de esta herramienta, tus supervisores recibirán alertas automáticas cuando se presenten situaciones que requieran su intervención.

• Historial detallado de todas las interacciones

La trazabilidad representa una de las ventajas más significativas de los sistemas ITSM frente a Excel. Mientras que las hojas de cálculo te muestran el estado actual de un ticket, este software lleva un registro detallado de cada interacción, cambio de estado, reasignación y comunicación relacionada con cada solicitud de servicio.

• Análisis de tendencias y patrones operacionales

Los datos almacenados en Excel requieren que un técnico los analice de forma manual para identificar tendencias o patrones. ¿Cuánto tiempo les puede tomar este proceso? ¿Qué tan susceptible es que haya errores, normales cuando un humano interviene?

Un software ITSM incluye en sus funciones capacidades analíticas avanzadas que identifican de forma automática tendencias en tipos de incidentes, tiempos de resolución, satisfacción de usuarios y rendimiento del equipo técnico, entre otras.

• Notificaciones automáticas y escalamiento oportuno

Excel no te ayuda a enviar alertas automáticas ni a notificar a tus usuarios sobre cambios en el estado de los tickets. Los sistemas ITSM implementan sistemas de alertas inteligentes que mantienen a usuarios, técnicos y supervisores informados sobre el progreso de sus solicitudes sin que sea necesario hacer consultas manuales constantes.

• Monitoreo proactivo de acuerdos de nivel de servicio

En la gestión de los servicios de TI, los acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés) son fundamentales para mantener su calidad y confiabilidad, pero su monitoreo manual en Excel es casi imposible para organizaciones grandes, que tienen unos volúmenes significativos de solicitudes.

Un software ITSM monitorea automáticamente el cumplimiento de los SLA, generando alertas cuando existe riesgo de incumplimiento y escalando tickets según los compromisos establecidos.

• Auditoría completa y cumplimiento regulatorio

El software ITSM mantiene registros detallados de todas las acciones realizadas por cada usuario, incluyendo accesos a información, modificaciones de datos y cambios en configuraciones del sistema. Esta capacidad de auditoría es clave para cumplir con requerimientos regulatorios e investigar incidentes de seguridad o problemas operativos.

Diferencias Entre Excel Y Un Software Itsm

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¿Todavía usando Excel? Ventajas de usar un software ITSM