Los beneficios de la auditoría de dispositivos para el Soporte TI

¿Tienes el dato exacto en tu cabeza de cuántos dispositivos tiene tu empresa, qué software tienen instalado, cuándo fue la última vez que se actualizaron y cuál es su estado técnico? Si no tienes la respuesta, tranquilo. No eres el único. Muchos líderes de Soporte TI trabajan con información parcial o desactualizada sobre su inventario tecnológico, lo cual reduce su capacidad de brindar un servicio eficiente. 

Una forma de corregir esta situación es haciendo una auditoría de dispositivos, un proceso que se puede hacer con ayuda de un software ITSM de Mesa de Ayuda como Calisof. En este artículo te explicamos en qué consiste y cómo puedes implementarlo en tu empresa.  

 

 

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¿Qué es la auditoría de dispositivos en el Soporte TI? 

La auditoría de dispositivos es un proceso en el que se recopila, organiza y mantiene actualizada toda la información relevante sobre los equipos tecnológicos de la organización, como computadores, portátiles, tablets, celulares, impresoras, servidores y cualquier otro dispositivo que se conecte a tu red. 

Cuando implementas un proceso estructurado de auditoría con apoyo de un software ITSM de Mesa de Ayuda, transformas tu capacidad de gestión. En vez de trabajar a ciegas, resolviendo problemas de forma intuitiva y sin datos a la mano, pasas a tener mayor visibilidad de la operación del Soporte TI, lo cual te permite anticiparse a fallas, planificar mantenimientos y tomar decisiones informadas sobre las inversiones tecnológicas que se necesiten en el futuro. 

Panorama completa del inventario tecnológico 

Con la auditoría de dispositivos tienes un panorama completo de tu inventario tecnológico. Pero no solo se trata de saber cuántos computadores tienes, sino de conocer las especificaciones técnicas de cada equipo, en qué ubicación se encuentra, quién lo está usando, qué software tiene instalado y cuál es su historial de mantenimiento. 

Imagínate esta situación: un usuario reporta un problema, y en lugar de que tus técnicos empiecen a preguntarle desde cero "¿qué equipo tiene?", "¿qué sistema operativo usa?" o "¿qué programas tiene instalados?", podrán ver en tiempo real y de forma precisa toda esta información en el sistema.  

La información actualizada sobre especificaciones técnicas también te ayuda a determinar más rápido si un equipo puede soportar cierta actualización de software o si necesita ser reemplazado, al verificar en minutos si cumple con los requisitos técnicos necesarios. 

Mantenimiento preventivo y reducción de fallas inesperadas 

Con la auditoría de dispositivos, el Soporte TI de tu empresa estará en capacidad de implementar estrategias efectivas de mantenimiento correctivo y preventivo. Cuando conoces el ciclo de vida útil de cada equipo, su historial de problemas y sus patrones de uso, puedes saber con anticipación cuándo es probable que requiera atención antes de que falle. 

Por ejemplo, si tu sistema de auditoría muestra que un portátil acumula tres años de uso intensivo y su disco duro ha presentado errores menores en los últimos meses, puedes programar el reemplazo del disco antes de que presente fallas y cause pérdida de información o tiempo de inactividad del usuario. 

Gestión de licencias y cumplimiento legal en el Soporte TI

La gestión adecuada de licencias de software es un desafío constante para las áreas de TI, sobre todo si la empresa está en crecimiento y está adquiriendo más equipos de cómputo. Una auditoría completa de dispositivos con ayuda del software ITSM te permite saber en detalle qué software está instalado en cada equipo, eliminando dos problemas críticos: el gasto innecesario en licencias no utilizadas y el riesgo legal de usar software sin licencia adecuada. 

Cuando tienes el panorama de las aplicaciones instaladas y quién las está usando en realidad, puedes optimizar tus inversiones en licencias. Quizás descubras que pagaste licencias de diseño gráfico para veinte usuarios, pero solo cinco las utilizan con frecuencia. Esta información te permite redistribuir o cancelar licencias innecesarias. 

Además, te evita inconvenientes legales por incumplimientos. Las auditorías de software por parte de proveedores o entidades regulatorias pueden terminar en multas si descubren software sin licencia adecuada. Una auditoría continua de dispositivos te ayuda a identificar y corregir estas situaciones, antes de que se conviertan en problemas legales o financieros. 

 

 

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Diagnóstico más rápido y efectivo en la Mesa de Ayuda 

Cuando tu Mesa de Ayuda tiene acceso inmediato a información completa sobre cada dispositivo, el diagnóstico de su estado técnico es más eficiente. Los técnicos no necesitan hacer múltiples preguntas al usuario para entender el contexto del problema, pueden ir directamente al detalle y resolver. 

El historial de incidentes asociado a cada dispositivo también es importante. Si un usuario reporta un problema con su computador, puedes ver de inmediato si ese equipo ha tenido problemas similares antes, qué soluciones se implementaron y si funcionaron.  

Además, el acceso remoto a información de dispositivos también facilita el soporte, sobre todo hoy, cuando muchas empresas implementan esta modalidad de trabajo con sus colaboradores. Incluso si un usuario está trabajando desde casa o en otra ciudad, tus técnicos pueden ver las especificaciones de su equipo, las aplicaciones instaladas y los registros de eventos para diagnosticar problemas sin necesidad de estar presentes en el sitio. 

Si estás listo para obtener un panorama completo sobre tu inventario tecnológico y aprovechar todos los beneficios que esto representa, Calisof te ofrece la solución integral que necesitas. Mantén un control preciso sobre tus activos tecnológicos mientras optimizas la eficiencia de tu Soporte TI. ¡Contáctanos!